「会議は終わったのに、議事録づくりでまた時間が溶けていく」——会社員なら誰もが一度は感じる悩みではないでしょうか。経営者である私自身も、打ち合わせのたびに残るメモの整理に追われてきました。今日は、AI（ChatGPT）を使って議事録を速く仕上げる手順を、実際に自社で試した結果とあわせてご紹介します。
結論：議事録は「ゼロから清書する作業」ではなく「録音メモをAIに渡して要点に整える作業」に変えると速くなります。文字起こしの整形・要点の抽出・決定事項とToDoの切り分けをAIに任せ、最終確認だけを自分で行う。これで一本あたりの作成時間はぐっと縮みます。
なぜ議事録づくりに時間がかかるのか
時間がかかる原因の多くは「何を書くか」ではなく「どう整えるか」で止まることにあります。話の中身はもう頭に残っているのに、発言を並べ替えたり、敬体に直したり、決まったことと保留を仕分けするうちに時間が過ぎていく。この「整える」工程こそAIが得意な領域です。話の記録は自分が持ち、体裁づくりの下ごしらえをAIに任せる。役割を分けるだけで手が止まらなくなります。
AIで議事録を速くする3ステップ
①会議中は箇条書きメモに徹する
きれいな文章にしようとせず、「誰が・何を・いつまでに」だけを走り書きします。スマホの録音や自動文字起こしがあれば、その素起こしをそのまま次に渡します。
②フォーマットを指定して整えさせる
「このメモを、①決定事項 ②ToDo（担当と期限） ③保留事項 の3見出しで議事録にして」と指示します。宛先や社内向けかを一言添えると精度が上がります。
③自分の目で最終確認して共有する
数字・日付・担当者名・固有名詞は必ず自分で確認します。ここだけは人の仕事として残す。認識のズレや事実誤りを防ぐ最後の砦です。
そのまま使えるプロンプト例
次の会議メモをもとに、社内共有用の議事録を作ってください。
・見出しは「決定事項／ToDo（担当・期限）／保留・次回確認」の3つ
・敬体（ですます調）で簡潔に
・箇条書き中心、1項目1行
【メモ】（ここに走り書きや文字起こしを貼る）
この一文をテンプレートとして保存しておけば、毎回貼り替えるだけで下書きが返ってきます。あとは表現を微調整し、事実確認をして共有すれば完了です。
会社員が使うときの注意点
便利な一方で、社外秘や個人情報を含む議事録をそのまま外部AIに貼るのは避けたいところです。社名・顧客名・金額などは記号に置き換える、会社が許可したツール・利用範囲を守る、といった配慮が前提になります。AIはあくまで下ごしらえ役で、内容の正しさと責任は自分が持つ——この線引きを守れば、議事録は「面倒な後片づけ」から「数分で終わる仕上げ」に変わります。
まとめ
議事録づくりを速くする鍵は、AIに丸投げするのではなく、記録は人・整形はAI・最終確認は人と役割を分けることです。空いた時間を、本来集中すべき仕事に振り向ける。AIは仕事を奪う道具ではなく、自分のできることを増やす道具だと、実際に使ってみて改めて感じています。
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AIの仕事術をもっと体系的に学びたい方は、実務での使い方をまとめた書籍が近道です。
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