「AIに書かせれば速い」。ここ一年で、私の会社でも当たり前の景色になりました。見積の添え状、提案書のたたき台、社外へのお知らせ。以前なら三十分かけていた文章が、数分で形になります。
ただ、経営者として一度ヒヤリとした出来事があります。AIが整えた丁寧な文面を、担当者がほぼそのまま取引先へ送ったところ、こちらが約束していない納期がさらっと書き込まれていたのです。文章としては完璧でした。だからこそ、誰も違和感に気づかなかった。
この記事は「AIで文章を速く作る方法」ではありません。速く作れるのはもう前提です。速く作った文章で会社の信用を落とさないために、経営者が”出す前”に何を決めておくべきかを、実際に自社で運用しているルールとしてお話しします。読者として想定しているのは、チームでAIを使い始めた経営者・管理職の方です。
速い文章より、こわいのは「もっともらしい嘘」
AIの文章がやっかいなのは、間違っていても文章が上手いという点です。人間が書いた誤字だらけのメールなら「急いで書いたな」と受け手も差し引いて読みます。ところがAIの文面は、事実が違っていても堂々としているので、読み手はつい信じてしまいます。
私が実務で見てきたAI文章の”事故”は、だいたい次の三つに集約されます。ひとつめは、先ほどの例のように存在しない約束や数字が紛れ込むこと。ふたつめは、社外に出してはいけない社内の言い回しや前提が、そのまま残ってしまうこと。みっつめは、丁寧すぎて逆に他人行儀になり、長年の取引先に急によそよそしい印象を与えてしまうことです。
どれも、文章の「質」の問題ではありません。誰が、何を根拠に、どこまで責任を持って出すのかという運用の問題です。だから、いいAIツールを入れれば解決する話でもない。仕組みで止めるしかありません。
経営者が決めた「出す前」の3つのルール
1. 社外に出る文章は、必ず人が”事実”だけを見直す
文章表現はAIに任せていい。けれど、金額・納期・日付・固有名詞・数量といった事実の部分だけは、送信前に人間が指差し確認する——これを社内ルールにしました。表現の良し悪しではなく、事実が合っているかだけを見る。ここを分けると、チェックが一気に速く、確実になります。
ポイントは「全部読み直せ」と言わないことです。全部見直せと言うと、忙しい現場は結局ざっと流して終わります。「事実だけ」と範囲を絞るからこそ、毎回きちんと実行されます。
2. AIの下書きと、確定稿を分けて残す
AIが作ったままの下書きと、人が手を入れた確定稿を、別の場所に残すようにしました。あとで「言った・言わない」になったとき、確定稿を誰がいつ承認したのかがたどれるからです。小さな会社ほど、この記録が身を守ります。
3. 「そのまま出していい文章」と「必ず止める文章」を線引きする
社内の連絡やたたき台は、多少粗くてもスピード優先でそのまま流していい。一方で、見積・契約に関わるもの、初めての相手、クレーム対応の三つは、AIが書いた時点でいったん止めて必ず人の目を通す。この線引きを最初に決めておくと、現場が毎回迷わずに済みます。
「見直し」を人の気合いに頼らないための道具
ルールを決めても、最後は人がやることなので、忙しい日は抜けます。そこで私は、文章の推敲・校正そのものを支援するツールを一つ挟むことにしました。使っているのは、AI校正・推敲支援の「文賢（ブンゲン）」です。
文賢は、誤字脱字だけでなく、二重敬語や回りくどい言い回し、読みにくい一文の長さ、表記のゆれといった「文章として気になる箇所」を機械的に洗い出してくれます。AIが作った文面は、事実は間違っていても日本語としては綺麗なことが多い。だからこそ、人の目で”事実”を、道具で”文章のクセ”を、と役割を分けると、見直しの精度が上がりました。特に、書いた本人が気づけない「社内では通じるが社外では伝わらない表現」を拾ってくれるのが、経営者としてはありがたい点です。
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もちろん、道具を入れれば安心というわけではありません。あくまで「事実は人・文章は道具」の二段構えにして、最後の判断は人が持つ。この順番を崩さないことが大事だと考えています。
AIは「仕事を奪う」のではなく「本来の仕事を増やす」
こう書くと、AIの文章はチェックが増えて面倒だ、と感じるかもしれません。でも私は逆にとらえています。文章を一から書く時間が消えたぶん、「この文章で相手はどう受け取るか」を考える時間に振り向けられるようになりました。作業だったところが、判断の仕事に変わったのです。
速く作れることより、速く作ったものに責任を持てる仕組みを持っていること。これがこれからの会社の信用を分けると思っています。AIを止めるのではなく、出口だけ人が握る。小さな会社こそ、今のうちにこの型を作っておく価値があります。
まとめ
AIで文章を速く作れるのはもう当たり前です。差がつくのは、その先の「出し方」です。社外文章は事実だけ人が確認する、下書きと確定稿を分けて残す、必ず止める三つの場面を決めておく。そのうえで、文章のクセは校正ツールに任せて人の負担を減らす。この仕組みがあれば、スピードと信用は両立できます。まずは自社の「必ず止める文章」を三つ挙げるところから始めてみてください。
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