会社の住所をバーチャルオフィスにすると決めたあと、最後まで残るのが郵便の扱いです。多くのサービスは、届いた郵便物を転送する頻度でプランを分けています。転送なし、月に一度、週に一度、といった具合です。ここをなんとなく真ん中で選ぶと、あとで時間を取られるのは自分です。
結論から書きます。転送の頻度は、郵便の量ではなく「その封筒を、誰が、いつ開けるか」で決めます。開ける人と日が決まっていれば、転送なしでも事業は回ります。決まっていなければ、毎週届いても机の上で止まります。
先に結論：郵便は「量」ではなく「開封の担当と日」で決める
私は住所まわりを決めるとき、料金表を先に開きません。先に見るのは自分の月次の締め日です。締めの前に紙がそろっていれば転送の頻度は低くてよく、締めのあとに届く設計になっていれば、頻度を上げても意味がありません。
転送なしは、紙を自分で取りに行くか、そもそも紙が来ない設計にする選び方です。転送ありは、届いた紙を自分の手元まで運ぶ手間を外に出す選び方です。どちらが上ということはなく、事業に紙がどれだけ残っているかで決まります。
そもそも「転送」で何を買っているのか
バーチャルオフィスで買っているのは、机でも椅子でもなく住所という情報です。それでも相手は紙を送ってきますから、届いた紙をどう動かすかという話が必ずついてきます。転送とは、その運ぶ手間を月額で外に出す契約だと考えると迷いません。
そもそも登記に使えるのか、料金の内訳はどこを見るのか、という手前の論点は別に整理しています。本記事はバーチャルオフィスで法人登記はできるか、契約前の判断基準の続きとして、契約したあとの郵便の受け取り方だけを扱います。
転送なしで足りる事業と、足りない事業
足りるのは、紙が来ない設計にできる事業
請求も見積も契約も電子でやり取りしていて、取引先からの郵送がほとんどない事業なら、転送なしで足ります。この場合に決めることは一つだけで、受け取りに行く日をカレンダーに先に置くことです。日付のない受け取りは、必ず後回しになります。
もう一つ、距離も先に見ておきます。借りる住所が自宅や事務所から遠ければ、転送なしという選択肢はその時点で消えます。取りに行けない場所の郵便は、受け取らないのと同じです。地図を開いて、片道にかかる時間を実際に測ってから決めます。
足りないのは、紙でしか届かない相手がいる事業
官公庁からの通知、金融機関の書類、押印済みで戻ってくる契約書、各種の更新案内。これらは相手の都合で紙になります。期限のある紙が一通でもある事業は、転送ありを前提に組んだほうが安全です。期限は、こちらの都合に合わせてくれません。
転送ありを選ぶなら、頻度は締め日から逆算する
週に一度の転送を選ぶなら、手元に届く曜日を自分の締めの前に置きます。月に一度なら、月の前半に届くようにして、その週のうちに処理を終える形にします。頻度を決めることは、処理する日を決めることと同じです。
逆に言えば、処理する日を作れないのであれば、頻度を上げても紙が積み上がるだけで、支払う額だけが増えます。ここは料金の比較より先に決めておく部分です。
到着の知らせだけ先に受け取れるかを見る
郵便が届いたことを電子的に知らせてくれる仕組みがあるかどうかで、必要な転送頻度は変わります。知らせが先に来るなら、急ぎの一通だけを個別に送ってもらい、残りは月に一度でまとめる、という組み方ができるからです。頻度を上げる前に、知らせの有無を確認したほうが安く済みます。
転送の区分と現在の料金は、変わることがあります。検討に入る前に、公式の案内で最新の内容を確認してください。
コスパ良しのバーチャルオフィス【GMOオフィスサポート】
転送に頼らない三つの代替手段
一つめ：働く場所ごと借りて、郵便もその場で受ける
レンタルオフィスやコワーキングスペースは、住所ではなく働く場所を買う契約です。自分がそこに通うのであれば、郵便は行った日に受け取れますから、転送という考え方自体が要らなくなります。来客がある事業、人の出入りがある事業は、最初からこちらを見たほうが早いことがあります。
二つめ：自宅を登記して、人に見せる住所だけを分ける
登記した住所は、手数料を払えば誰でも取得できる情報になります。したがって「登記簿に出す住所」と「名刺や自社サイトに出す住所」は、分けて考える必要があります。自宅で登記し、公開する連絡先だけを別に用意するという組み方もあり、この場合は郵便の大半が自宅に届くので転送は不要になります。
三つめ：郵便局の仕組みと組み合わせる
郵便局にも、転送の届出や私書箱といった仕組みがあります。利用の条件は郵便局ごとに決まっているので、窓口で確認が要ります。気をつけたいのは、同じ役割の契約を二重に持ってしまうことです。どこで受けて、どこへ運ぶのかを一本の線にしてから申し込みます。
あわせて見ておきたいのが、取引先や金融機関、許認可の窓口が住所の実態をどう見るかです。業種によっては、事業を行う場所の実在を確かめられることがあります。住所を安くすることと、信用の説明がつくことは、別の問題です。郵便の受け取り方を決めるときに、この二つを同じ机の上で考えておくと、あとで住所を取り直さずに済みます。
私が契約前に紙に書き出す三つのこと
一つめは、期限のある紙が年に何通届くか。二つめは、その封筒を開ける人は誰か。三つめは、開ける日はいつか。この三行が埋まらないうちにプランを選ぶと、料金の安さだけで決めてしまい、あとから上位のプランへ移ることになります。
開ける人を自分以外にするなら、転送先は自宅ではなく、その人が毎日いる場所にします。住所の設計は、組織の設計とほとんど同じ話です。
三行が埋まったら、あとは条件に合う提供元を選ぶだけです。
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今日決めるのは、封を開ける人と日だけ
転送ありと転送なしの違いは、料金の差ではなく、紙を動かす責任を自分で持つか外に出すかの差です。先に開封の担当と日を決めてしまえば、プランは自然に一つに絞れます。
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