見積書は表計算、請求書は会計ソフト、入金の確認は通帳。この三つが別々になっている会社は、いまもかなり多いと思います。うちも数年前までそうでした。
困るのは月末です。出した見積のうちどれが受注になったのか、受注のうちどれを請求したのか、請求のうちどれが入金済みなのか。どこかで必ず突き合わせの作業が発生して、その日の午後が丸ごと消えます。今回は、見積から請求までを一本にする三つのやり方を、実際に切り替えた側から比べます。
結論から
受注が月に十件を超えるなら、見積をクラウド会計の中で作るのがいちばん手数が少なくなります。表計算は安いのですが、転記が残るぶん人件費で高くつきます。専用ツールは機能は強いものの、会計と分かれていると結局また突き合わせが生まれます。
逆に受注が月に数件なら、表計算のままで構いません。切り替えの手間のほうが大きいからです。判断の分かれ目は件数です。
三つのやり方を比べる
① 表計算で作り、会計ソフトへ手で入れる
初期費用はかかりません。様式も自由に作れます。弱点は転記です。見積を請求に変えるときに番号・金額・日付を人が打ち直すので、桁の打ち間違いと、請求漏れがどうしても出ます。
うちで数えたことがあるのですが、見積から請求への転記は一件あたり三分ほどかかっていました。月に二十件なら一時間です。金額だけ見れば小さいのですが、問題は「月末にまとめて発生する」ことでした。
② クラウド会計の見積機能で作る
見積をそのまま請求へ変換できるのが最大の利点です。番号も金額も引き継がれるので転記がゼロになり、入金の消込まで同じ画面でつながります。受注率のような数字も自動で残ります。
弱点は様式の自由度です。凝ったレイアウトの見積書を使っている会社だと、見た目が変わることを取引先に一度説明する必要があります。うちはこれを月初の連絡に一行足すだけで済ませました。
③ 見積・請求の専用ツールを使う
様式の自由度と送付管理は三つの中でいちばん強く、郵送代行まで含めて任せられるものもあります。ただし会計ソフトと別なので、連携の設定を作らないと結局そこで突き合わせが残ります。
送付の量が多い会社、たとえば毎月三桁の請求書を出すような規模なら、専用ツールのほうが合います。そうでなければ②で足ります。
切り替えてみて、実際に変わったこと
うちが②に寄せたとき、いちばん効いたのは時間の短縮ではありませんでした。「請求し忘れ」がゼロになったことです。
表計算のときは、受注したのに請求書を出していない案件が、年に数件出ていました。金額としては大きくないのですが、気づくのはたいてい数か月後で、そのタイミングで取引先に請求するのは気まずい。見積が受注になった時点で請求の予定として残る仕組みにしたら、この種類の事故がなくなりました。
数字の面では、月末の突き合わせが半日から一時間程度になりました。担当者の残業が減ったぶんは、そのまま人件費です。
選ぶときに見るところ
比較サイトの機能表を端から見ていくと迷いますので、経営者として見るべき点は三つに絞って構いません。
ひとつ目は見積から請求への変換が一手でできるか。ふたつ目は入金の消込まで同じ場所でつながるか。三つ目はいまの会計データをそのまま持っていけるかです。三つ目は見落としやすいのですが、移行に一週間かかるか半日で終わるかの差になります。
どの製品も無料の試用期間がありますので、先月の見積を三件だけ入れ直してみて、月末の作業がどれだけ減るかを見るのが確実です。
検討するなら
移行でつまずきやすいところ
実際に切り替えるときに手が止まったのは、機能ではなく過去データの扱いでした。進行中の案件をどこまで新しい側へ移すか、という判断です。
結論としては、進行中のものだけ移して、完了済みは移さないのがいちばん早く終わりました。完了した案件まで入れ直そうとすると、量が多いうえに誰も見返さないデータのために何日も使うことになります。過去分は元のファイルを保管しておけば十分です。
もうひとつは番号の付け方です。見積番号と請求番号を新しい体系に変えると、取引先の経理から「前の番号と対応が取れない」と問い合わせが来ます。うちは移行後の三か月だけ、備考欄に旧番号を併記して乗り切りました。手間は一行ぶんですが、問い合わせはゼロになりました。
取引先への連絡は一行で足りる
様式が変わることを重く考えて、切り替えを先延ばしにしている会社をよく見かけます。ただ実際にやってみると、取引先が気にするのは見た目ではなく、必要な項目が載っているかどうかだけでした。
登録番号、発行日、支払期限、振込先。この四つが同じ場所に見えていれば、レイアウトが変わっても差し戻しは起きません。うちは請求書の送付メールに「今月から様式を変更しました。記載内容に変更はありません」と一行足しただけで、確認の連絡は一件も来ませんでした。
まとめ
見積・請求・入金が別々になっているほど、月末に人の手で突き合わせる作業が増えます。受注が月十件を超えたあたりが、一本にまとめる判断の目安です。
削れるのは作業時間だけではありません。請求し忘れという、静かに利益を減らしていた事故が消えます。まずは先月の見積を数件入れ直してみてください。
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